สต็อกไม่ตรง เริ่มเช็กตรงไหนก่อนปรับยอด

ระบบบอกเหลือ 12 ชิ้น แต่นับบนชั้นได้ 9 ชิ้น อย่าเพิ่งสรุปว่าของหายหรือพนักงานทำผิด และอย่าเพิ่งปรับตัวเลขให้เท่ากันแล้วจบ

สต็อกไม่ตรงเป็นสัญญาณให้ตรวจเส้นทางของสินค้า ตั้งแต่รับเข้า ขายออก จนถึงของเสีย บ่อยครั้งปัญหาเริ่มจากวิธีบันทึกที่คนในร้านเข้าใจไม่เหมือนกัน

เช็กว่ากำลังนับสินค้าเดียวกัน

ดูชื่อ ขนาด รสชาติ และบาร์โค้ดก่อน เช่น นมขวด 200 มล. กับ 400 มล. อาจวางติดกัน แต่เป็นคนละรายการ อย่ารวมเพียงเพราะชื่อขึ้นต้นเหมือนกัน

จากนั้นดูหน่วยนับ ซื้อเป็นลังแต่ขายเป็นขวด ต้องรู้ว่าตัวเลขในระบบหมายถึงอะไร หากหนึ่งลังมี 12 ขวด การรับเข้า “1” ในรายการที่นับเป็นขวดจะทำให้ยอดผิดตั้งแต่ต้น

เขียนหน่วยให้เห็นชัดในชื่อหรือข้อมูลสินค้า และตกลงวิธีรับเข้ากับทุกคนที่ทำงานนี้

หยุดเทียบยอดคนละเวลา

ถ้านับของเวลา 18:00 น. แต่เปิดยอดในระบบเวลา 18:20 น. ซึ่งมีการขายเพิ่มแล้ว ตัวเลขอาจต่างกันโดยไม่มีของหายเลย

เลือกช่วงที่ร้านไม่ยุ่ง นับทีละกลุ่ม และบันทึกเวลาที่นับ ถ้าขายระหว่างนับ ให้จดรายการที่เกิดขึ้นเพื่อปรับเทียบกับเวลาเดียวกัน

เริ่มจากของขายดี 5 รายการก่อน จะตามหาสาเหตุง่ายกว่ารื้อทั้งร้านพร้อมกัน

ไล่รายการรับเข้าและออก

ใช้สูตรตรวจพื้นฐาน:

ยอดตั้งต้น + รับเข้า + รับคืนเข้าสต็อก - ขายออก - ของออกอื่น = ยอดที่ควรเหลือ

ตัวอย่าง: เริ่ม 20 ชิ้น รับเข้า 12 ชิ้น ขาย 8 ชิ้น และมีของเสีย 1 ชิ้น โดยไม่มีรายการอื่น ควรเหลือ 23 ชิ้น

ถ้านับได้ไม่เท่านี้ ให้เช็กต่อว่า:

• ของมาถึงแล้ว แต่ยังไม่ได้บันทึกรับเข้าหรือไม่
• มีบิลขายที่ยังทำไม่เสร็จ หรือบันทึกผิดรายการหรือไม่
• ของคืนกลับมาวางขายได้จริง หรือแยกไว้เพราะชำรุด
• มีการหยิบใช้ แจกตัวอย่าง หรือทิ้งของเสียโดยไม่บันทึกหรือไม่

ตัวอย่างนี้เป็นวิธีตรวจงาน ไม่ได้หมายความว่าทุกร้านต้องใช้ขั้นตอนรับคืนแบบเดียวกัน

ค่อยปรับยอด พร้อมบอกเหตุผล

เมื่อตรวจแล้วจึงปรับยอดตามจำนวนจริง และเก็บเหตุผลให้คนอื่นตามต่อได้ เช่น “นับรอบปิดร้าน พบขวดแตก 1 ขวด” ดีกว่าเขียนแค่ “แก้ยอด”